基于这样的基本业务流程，凯贞软件满足您的操作只需要跟实际业务发生保持一致即可。采购、产成品入库、销售退货、反向调拨、库存调差都得入库；批发零售、采购退货、正向调拨、库存调溢均是出库。切忌商品不执行入库就销售操作；或者调拨A仓库到B仓库的顺序不确定，那样就如同不采购以何商品来销售一样不符合逻辑或实际调拨错误，那样也会造成数据误差和不必要的维护。

系统初始化--操作灵活性、方便性永远是凯贞“人性化”设计不懈追求的目标

• 创建帐套：点击进入系统之后，会进入帐套操作界面；可以直接进入界面或创建新帐套或备份、删除和恢复帐套数据。按提示菜单操作即可，“双击鼠标左键”即是“确认选取”！
• 定义录入模式：创建好帐套后，“双击鼠标左键”选取该帐套，输入用户名和密码即可进入当前帐套进行数据操作；此时可以根据您的实际管理模式在系统设置里面来定义录入模式----是否统计尺码颜色、折扣、默认的属性设置等。这里的的设定将会贯穿您当前帐套的所有 操作，并与打印模版设置要保持一致。
• 打印模版设置 ：左侧菜单栏“文件”菜单里面根据你在系统设置里面的设置来选择你的打印模式和打印模版设置，一次定义即可。
• 定义仓库 ：在“基础资料”里面打开仓库定义菜单，这里可以执行创建、修改和删除仓库，所见即得；关闭后自动保留你的设置；注意已经定义的并在单据处理中有所应用的仓库是不允许再修改和删除的。
• 录入员工资料 ：在“部门员工”里面录入你的员工资料。
• 录入客户信息 ：在“往来客户”里面增加修改和删除你的客户资料，并可以详细管理你的客户资料和引入积分管理；特别注意：客户主分类为“供应商”和“销售商”；这是系统为了便于在处理入库采购相关单据里面默认跳转供应商资料或在销售相关单据里面自动默认跳转销售商资料。
• 用户名、密码、权限定义 ：在“系统设置”里面可以定义你的常用用户身份和密码及对应相关权限；系统有一个默认的超级管理员的身份用户：1001，密码为空；根据您的需要可以更改为其他，并可以定义其他“营业员”、“店长”等对应局限性权限的用户身份。
• 定义单位、尺码、颜色、尺码组、颜色组 ：“基础资料”里面定义你对应编号的常用单位，和尺码、颜色；在此基础上可以根据具体商品管理中的需要定义对应于不同款号的尺码组和颜色组，组名建议取颜色和尺码中明细的简缩字符进行组合便于识别，如：颜色组“红+蓝+灰+咖啡”、尺码组“S-XXXL”；这些定义好了，系统将会在做明细统计等操作时自动形成由尺码和颜色属性组合的矩阵表格；做到数据精细准确无误。
• 录入商品资料 ：以上的操作进行完成之后，你便可以进入“商品录入”和“商品批量录入”（不常用）进行你所有商品建档的操作。在商品分类下面录入具体的商品编码和属性建档，你可以将系统提示出来的商品名称（也可能是某个类别）复制一下以备进行多个货号录入时做粘贴。商品属性中其他的单位、尺码、颜色、价格等属性录入时系统会有下拉菜单供你选择，键盘上下键即可选中；然后一路回车到你管理所需要填写的属性（不需要的属性可以空缺）进行同样的选择，通常情况下，“编码+名称+单位+型号+价格（批发价、零售价）”较为通行。如果你一次性录入多个货号，不要停下来，不需要退出；你只管回车，下一个待填写的菜单表格会自动为你跳出来了等着你，直到录完了关闭即可，这时你所有录入的货号等商品档案信息已经自动记录进入系统。